Há momentos em que o crescimento de uma empresa não começa pela ampliação do espaço, pela contratação de mais pessoas ou por grandes investimentos. Às vezes, ele começa por uma pergunta simples: como fazer melhor aquilo que já faz parte da rotina? Foi a partir dessa reflexão que a Vibrato Espaço Integrado, clínica de psicologia de Chapecó, iniciou uma jornada de organização, produtividade e amadurecimento da gestão por meio do ALI Produtividade, programa do Sebrae/SC voltado a micro e pequenas empresas.

Conduzida pela psicóloga e empresária Aline Cviatkovski, a Vibrato atua na oferta de terapias psicológicas para pacientes de diferentes faixas etárias. No início do acompanhamento, a clínica tinha uma estrutura enxuta, composta pela sócia, duas psicólogas prestadoras de serviço e uma profissional que sublocava uma sala, além dos atendimentos particulares e pelo convênio FAS.

O DESAFIO

Como ocorre em muitos negócios que nascem do conhecimento técnico e da dedicação direta do empreendedor, a gestão da clínica ainda dependia muito da atuação da proprietária. A ausência de rotinas administrativas padronizadas, de processos desenhados e de responsabilidades claramente definidas gerava perda de tempo, retrabalho, estresse e redução da produtividade.

O diagnóstico realizado no ALI Produtividade mostrou que o principal desafio da Vibrato estava na organização interna. A empresa precisava estruturar melhor as atividades do dia a dia para funcionar com mais previsibilidade, preservar a qualidade do atendimento e criar condições para crescer sem sobrecarregar a empresária.

O CAMINHO

Com a orientação das agentes de inovação do Sebrae/SC, o plano de ação priorizou o desenvolvimento de mapas de processos e de Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) para as principais atividades da clínica. A proposta previa a criação de fluxogramas e procedimentos internos para padronizar processos e atendimentos, definir responsáveis e viabilizar a delegação de tarefas com mais segurança.

A empresa foi acompanhada pela Agente Local de Inovaçãodo Sebrae/SC, Vanda Lazzaretti, na regional oeste, em Chapecó (SC), com apoio da consultora sênior, Franciele Finger. A partir desse trabalho, a gestão passou a sair da informalidade operacional e avançou para uma rotina mais clara, organizada e mensurável.

MAIS CLAREZA

Os resultados apareceram de forma prática. A solução escolhida permitiu iniciar a estruturação das rotinas administrativas, dar clareza às responsabilidades, reduzir a centralização e criar condições para que atividades fossem delegadas com maior segurança. O processo também estimulou a empresa a organizar indicadores, melhorar controles, revisar canais digitais, buscar novos convênios e estruturar ações de aquisição e manutenção de clientes.

Para Aline, a experiência representou uma virada na forma de enxergar o próprio negócio. “Minha experiência com o projeto ALI foi sensacional. Nunca tive uma disciplina na faculdade que falasse sobre gestão de empresas ou gestão de pessoas. No projeto ALI, eu consegui ter uma visão melhor de como fazer, o que fazer e o que precisa ser feito, com direcionamentos claros, objetivos e muito preciosos”, relata.

DELEGAR SEM PERDER A ESSÊNCIA

Um dos principais aprendizados foi perceber que a empresa pode funcionar de maneira organizada mesmo quando a proprietária não executa todas as tarefas diretamente. Para isso, padrões, processos e responsabilidades bem definidos se tornaram fundamentais. “Consegui compreender que a empresa pode funcionar mesmo que eu não seja a executora de tudo. E, para isso acontecer, eu preciso ter padrões e organização. Hoje já consigo delegar funções e fazer com que a execução aconteça conforme os padrões da empresa, mantendo a cultura e o posicionamento”, afirma Aline.

O acompanhamento também ajudou a empresária a compreender que produtividade não se resume ao faturamento. O programa trabalhou temas como agregação de valor, gestão do tempo, melhor aproveitamento dos recursos disponíveis, delegação de atividades e fortalecimento da presença digital. Aline conta que também tinha certa resistência em relação ao marketing. Durante o acompanhamento, passou a entender essa área como parte da estratégia de crescimento e relacionamento da clínica.

“A agente conseguiu me mostrar, não de forma impositiva, pelo contrário, de uma forma muito bonita, a importância do marketing e como a gente pode fazer a diferença com o que tem. Sempre foi algo muito suave, leve e que trouxe muitos benefícios para a empresa e para mim enquanto dona do negócio”, destaca.

APOIO QUE TRANSFORMA

Para a analista de Negócios do Sebrae/SC no Oeste, Raquel Gobb, o case da Vibrato mostra como a inovação também está nas pequenas mudanças que reorganizam a rotina e melhoram a tomada de decisão. “O ALI Produtividade ajuda o empresário a olhar para dentro do negócio com método, identificar gargalos e transformar desafios em ações práticas. Muitas empresas têm qualidade técnica, bom atendimento e potencial de crescimento, mas precisam organizar processos, medir resultados e ganhar segurança para delegar. Quando isso acontece, a produtividade deixa de ser um conceito distante e passa a fazer parte do dia a dia”, ressalta.

Segundo Raquel, a presença do Sebrae/SC ao lado dos pequenos negócios é decisiva para transformar conhecimento em resultado. “O Sebrae/SC cumpre o papel de aproximar ferramentas de gestão, inovação e produtividade da realidade das micro e pequenas empresas. Cada case de sucesso mostra que, com orientação adequada e acompanhamento próximo, é possível crescer de forma mais estruturada, sustentável e competitiva”, afirma.

PRODUTIVIDADE NA PRÁTICA

A trajetória da Vibrato Espaço Integrado demonstra que inovar nem sempre significa mudar tudo. Muitas vezes, significa organizar melhor o que já existe, criar padrões, reduzir improvisos e dar mais clareza para as decisões. No caso da clínica, a produtividade nasceu da escuta, do diagnóstico, da construção conjunta e da disposição da empresária em transformar a rotina.

Com o apoio do Sebrae/SC e das agentes de inovação, a Vibrato encontrou caminhos para cuidar melhor da gestão sem perder aquilo que sustenta sua essência: o cuidado com as pessoas. A empresa passou a olhar para seus processos com mais maturidade, para seus recursos com mais estratégia e para o futuro com mais segurança. Este case mostra que organização também é uma forma de cuidado. Cuidado com a empresa, com a equipe, com os pacientes e com a história que ainda está em construção.

SOBRE O SEBRAE                                                                                                                    

O Sebrae/SC comemora, em 2026, 53 anos de dedicação ao fortalecimento dos pequenos negócios e ao fomento do empreendedorismo em Santa Catarina. Com presença em todas as regiões do Estado, a instituição oferece soluções que impulsionam o desenvolvimento econômico e social, apoia milhões de empreendedores ao longo de sua trajetória. Reconhecido nacionalmente, o Sebrae é hoje a 4ª marca mais valiosa do país, com um ativo de R$ 33,9 bilhões, reflexo de sua credibilidade, impacto e compromisso com a transformação dos territórios onde atua. Em Santa Catarina, o Sebrae é parceiro estratégico de quem faz o estado crescer.

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